Votre vie privée mérite notre attention.

Entrée en vigueur : 20 juillet 2026 — Dernière mise à jour : 16 septembre 2026

Portée de la politique

Cette politique explique comment Nova famille recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels obtenus par son site, ses formulaires, ses outils de réservation et dans le cadre de ses services. Elle s’applique aux parents, tuteurs, enfants, adolescents et autres personnes qui communiquent avec Nova famille.

Renseignements recueillis

Selon votre démarche, nous pouvons recueillir :

• vos nom, courriel, numéro de téléphone et préférences de communication;
• l’âge de l’enfant et la description que vous choisissez de donner de votre situation;
• les renseignements nécessaires à l’ouverture et au suivi d’un dossier, ainsi que les consentements et signatures;
• les renseignements de réservation transmis dans le calendrier interactif;
• des données techniques limitées nécessaires à la sécurité du site et à la prévention des envois automatisés.

Nova famille détermine les fins de la collecte avant de demander un renseignement et cherche à ne recueillir que ce qui est nécessaire. Évitez d’inscrire des renseignements très sensibles dans le court formulaire de contact; les documents prévus à cette fin offrent un parcours mieux adapté.

Fins de la collecte

Les renseignements peuvent servir à :

• répondre à une demande et planifier un appel découverte;
• ouvrir, administrer et assurer le suivi d’un dossier;
• offrir les services autorisés et communiquer avec les personnes concernées;
• obtenir et documenter les consentements requis;
• respecter les obligations légales, comptables et de sécurité;
• prévenir la fraude, les abus et les incidents de confidentialité.

Consentement et renseignements concernant les jeunes

Lorsque la loi exige un consentement, Nova famille le demande de manière claire, distincte et pour des fins précises. Il doit être manifeste, libre et éclairé. Il peut être retiré, sous réserve des obligations légales et des conséquences expliquées au moment de la demande. Pour une personne de moins de 14 ans, le consentement est donné par le parent ou le tuteur, sauf lorsque la loi prévoit autrement.

Fournisseurs et communications

Nova famille ne vend ni ne loue les renseignements personnels. Des renseignements limités peuvent être traités par des fournisseurs nécessaires au service : Microsoft 365 et Microsoft Bookings pour les communications et réservations, Adobe Acrobat Sign pour les formulaires et signatures électroniques, Cloudflare Turnstile pour la protection anti-robot, ainsi que les fournisseurs d’hébergement et de sécurité. Ils ne reçoivent que les renseignements nécessaires à leur mandat.

Certains fournisseurs peuvent traiter ou héberger des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant une communication hors Québec, Nova famille tient compte des exigences légales applicables et des mesures de protection offertes. Une personne externe ne reçoit des renseignements liés à un dossier que si la loi le permet ou qu’une autorisation valide couvre cette communication.

Intelligence artificielle et prise de notes

Nova famille peut utiliser des outils technologiques comprenant des fonctions d’intelligence artificielle pour soutenir la prise de notes, la transcription, la synthèse ou l’organisation de l’information liée aux rencontres. Ces outils servent uniquement de soutien administratif et professionnel. Ils ne remplacent pas le jugement d’une coach, ne posent aucun diagnostic et ne prennent aucune décision exclusivement automatisée à votre sujet ou au sujet de votre enfant.

Aucune rencontre n’est enregistrée ou transcrite à l’aide d’un outil d’intelligence artificielle sans que vous en soyez informé et, lorsque la loi l’exige, sans votre consentement exprès. Avant l’utilisation, Nova famille précise le but poursuivi, les renseignements concernés et les fournisseurs impliqués. Seuls les renseignements nécessaires sont traités, les accès sont limités et les notes produites sont vérifiées par une personne avant d’être versées au dossier ou utilisées dans le suivi. Vous pouvez poser vos questions ou refuser la prise de notes assistée par intelligence artificielle avant une rencontre, sous réserve des notes nécessaires à la prestation des services et au respect des obligations légales.

Conservation, destruction et anonymisation

Les renseignements sont conservés seulement pendant la période nécessaire aux fins décrites, puis détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet. Les délais peuvent varier selon la nature du document et les obligations légales. Une précision sur le délai applicable à un dossier peut être demandée à la responsable. L’identifiant non réversible utilisé pour limiter les envois du formulaire Web expire après environ 25 heures. Une cible publique n’est activée que si un nettoyage technique planifié au moins chaque heure est actif et vérifié, afin que les identifiants expirés soient supprimés même sans nouvelle demande.

Mesures de sécurité et incidents

Nova famille utilise des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables selon la sensibilité des renseignements : accès limités, comptes protégés, transmission chiffrée lorsque disponible, prévention anti-robot et procédures de conservation. Aucun système n’offre toutefois une sécurité absolue.

Tout incident de confidentialité est évalué, documenté au registre et traité conformément à la loi. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les personnes touchées et la Commission d’accès à l’information sont avisées selon les règles applicables.

Vos droits

Vous pouvez, selon les conditions prévues par la loi :

• demander l’accès à vos renseignements et en obtenir une copie;
• demander la rectification d’un renseignement inexact ou incomplet;
• retirer un consentement pour l’avenir;
• demander la cessation de diffusion ou la désindexation lorsqu’applicable;
• demander la portabilité de certains renseignements informatisés;
• formuler une plainte sur le traitement de vos renseignements.

Une vérification raisonnable de votre identité peut être demandée avant de répondre. Nova famille répond dans les délais prévus par la loi et explique tout refus applicable.

Témoins et technologies

Les technologies nécessaires au fonctionnement du site et à la sécurité du formulaire demeurent actives. Avec votre accord seulement, Google Analytics 4 mesure la consultation des pages publiques à l’aide de témoins et d’identifiants techniques. Google peut traiter ces données à l’extérieur du Québec. La mesure sert à améliorer le site; les fonctions publicitaires et les signaux Google sont désactivés.

Vous pouvez accepter ou refuser avec la même facilité, puis modifier votre choix au moyen du bouton « Préférences de témoins ». Le refus n’empêche pas d’utiliser le site. Votre choix est conservé au plus six mois; les témoins de mesure sont limités à 180 jours et supprimés de ce navigateur lors du retrait de votre accord. Aucune mesure n’est envoyée avant votre accord ou après son retrait. Le retrait ne supprime pas rétroactivement les données déjà transmises.

Seuls les noms des pages publiques sont transmis par notre intégration, accompagnés des données techniques du navigateur et de la mesure d’audience. Les champs du formulaire, les documents, les adresses courriel, les numéros de téléphone et les paramètres ajoutés aux URL ne sont pas transmis à Google Analytics par le site.

Le formulaire Adobe n’est chargé qu’après que vous avez choisi de l’ouvrir. Nova famille ne prend aucune décision exclusivement automatisée à votre sujet et n’utilise pas les renseignements pour du profilage publicitaire.

Contenu public et intelligence artificielle

Nova famille autorise l’exploration, la citation et l’utilisation pour l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle de ses textes éditoriaux publics dont elle détient les droits. Cette autorisation exclut les renseignements personnels, les dossiers, les factures, les formulaires et les médias de tiers. Les images et les PDF sont exclus des règles d’exploration destinées à l’entraînement.

Modifications et questions

Cette politique peut être modifiée pour refléter les pratiques, les fournisseurs ou les exigences légales. La date de mise à jour est affichée en haut de la page. Pour toute question ou plainte, communiquez avec une coach de Nova famille, responsable de la protection des renseignements personnels, par la page Nous joindre ou au (450) 238-0512.